Quasoft CMMS – Giải pháp quản lý và bảo trì thiết bị
Phần mềm quản lý thiết bị và bảo trì Quasoft CMMS được thiết kế nhằm mục đich tối ưu hóa hiệu suất thiết bị, máy móc và tài sản nói chung, nâng cao hiệu quả công việc bảo trì, và tối đa hóa lợi ích của doanh nghiệp và nhà máy.
Phần mềm bảo trì thiết bị Quasoft CMMS cũng giúp tăng cường tích giám sát và hỗ trợ ra quyết định bằng hệ thống báo cáo chuyên sâu và hệ thống cảnh báo tự động. Điều này giúp doanh nghiệp vận hành qui trình bảo trì một cách đầy đủ và liên tục, hạn chế những sơ suất do con người gây ra.
Phần mềm bảo trì thiết bị giúp doanh nghiệp tự động hóa và giám sát công việc liên quan đến bảo trì nhà máy. Đồng thời tích hợp với các phần hệ Logistic khác như quản lý kho,và mua hàng. Hệ thống hỗ trợ quản lý bảo trì thiết bị cho tất cả các mô hình doanh nghiệp.
Phần mềm bảo trì thiết bị Quasoft CMMS phát triển trên nền trảng web-base có thể chạy trên nhiều nền tảng hệ điều hành bao gồm Linux, UNIX, and Windows. Cho phép triển khai trên mô hình mạng nội bộ, mạng WAN hoặc internet giúp người dùng có thể làm việc mọi lúc mọi nơi.
Người sử dụng có thể làm việc với hệ thống trên internet trên hầu hết các trình duyệt vd., Internet Explorer, Firefox hoặc Google Chrome.
Quản lý thiết bị
Đáp ứng mọi qui mô và lĩnh vực hoạt động
Tài sản và thiết bị của bạn – từ máy tính để bàn đến, máy móc thiết bị công nghiệp lớn – có thể được quản lý theo cách bạn bằng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị Quasoft CMMS. Phần mềm cho phép bạn tạo những quy định bảo trì định kỳ (CMMS), những công việc sửa chữa, những vật tư phụ tùng sẽ sử dụng.
Bạn có thể phân ra các thiết bị thành những cấp nhỏ hơn, dễ dàng quản lý cũng như truy xuất lịch sử của từng bộ phận dễ dàng hơn bao giờ hết.
Lịch sử thiết bị giúp theo dõi quá trình sửa chữa và thay thế phụ tùng. Người bảo trì cần thông tin này để phân tích hư hỏng, đánh giá hiệu quả của công việc bảo trì, xác định tuổi thọ thực tế và chất lượng của phụ tùng nhằm phản hổi và điều chỉnh quy định bảo trì định kỳ, tránh hư hỏng đột xuất và vẫn tận dụng được tối đa khả năng sử dụng phụ tùng để giảm chi phí thay thế phụ tùng.
Khác với tài liệu ghi chép trên giấy hay trên file tài liệu, phần mềm cung cấp lịch sử thiết bị không chỉ trên toàn thiết bị mà còn cho phép xuất lịch sử của từng bộ phận của thiết bị, giúp giảm thời gian tìm kiếm thông tin cần xem xét.
Những danh mục có trong chức năng Quản lý thiết bị:
Danh sách vật tư, phụ tùng
Danh mục thiết bị, các thông số kỹ thuật và tài liệu liên quan
Quản lý quá trình thay đổi nơi lắp đặt, lịch hoạt động và bộ phận chịu chi phí bảo trì của thiết bị
Danh mục phụ tùng đi kèm theo thiết bị (spare part)
Cấu trúc thiết bị (BOM of equiCMMSent)
Quản lý kế hoạch bảo trì thiết bị (Bao gồm bảo dưỡng định kỳ, lịch hiệu chuẩn, lắp đặt …)
Quản lý lịch giám sát thiết bị
Có thể bảo trì phụ tùng trên từng bộ phận hay bảo trì toàn bộ các bộ phận của thiết bị
Xem lịch sử bảo trì, thay thế phụ tùng, di chuyển bộ phận
Quản lý điều chuyển thiết bị, tài sản
Quản lý giao nhận thiết bị, tài sản
Quản lý kiểm kê thiết bị, tài sản
Quản lý khấu hao thiết bị, tài sản
Thông tin về sửa chữa cho mỗi phụ tùng, thiết bị và máy khi được lựa chọn, yêu cầu. Các thông tin bao gồm: số lần sửa chữa, loại nguyên nhân, thời gian dừng, chi phí và biên bản
Quản lý hiệu chuẩn – kiểm định
Với số lượng thiết bị lớn trong nhà máy việc quản lý khâu hiệu chuẩn kiểm định cho các thiết bị máy móc theo quy định pháp luật khá là nhức nhối.
Phần mềm có chức năng quản lý hiệu chuẩn kiểm định giúp quản lý chặt chẽ và rõ ràng các thiết bị sẽ phải hiệu chuẩn kiểm theo mốc thời gian đã được quy định sẵn.
Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ gửi email cảnh báo hoặc SMS cảnh báo cho người được phụ trách thông báo khi mà thiết bị sắp đến hạn , đến hạn hoặc quá hạn hiệu chuẩn kiểm định của thiết bị đó. Giúp người quản lý có thể sát sao được các thiết bị mà tránh được việc quên cũng như có thêm công cụ trong khâu quản lý giúp giảm tải áp lực công việc quản lý.
Với thời kỳ công nghệ 4.0 việc nắm bắt được thông tin nhanh chóng giúp giải quyết được bài toán đưa ra quyết định được chính xác, nhanh chóng mà không làm tốn thời gian và hiệu suất trong công việc.
Quản lý bảo trì
Quản lý bảo trì một cách chuyên nghiệp
Với số lượng thiết bị lớn, công việc bảo trì nhiều khiến phòng bảo trì dễ quên, dẽ sót và khó phát hiện những điểm quan trọng.
Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị giúp theo dõi toàn bộ các mặt hoạt động liên quan đến phòng bảo trì như: các công việc bảo trì cần thực hiện, các công việc hiệu chuẩn, kiểm định, kiểm tra thiết bị, các thiết bị trong tình trạng cần theo dõi, những vật tư phụ tùng có khả năng thiếu hụt cho công tác bảo trì… giúp phòng bảo trì xử lý công việc kịp thời, nhằm ngăn ngừa hư hỏng xảy ra với chi phí thấp nhất.
Kế hoạch bảo trì định kỳ có thể tự động sinh ra nếu như bạn đặt lịch cho nó, hoặc có thể thao tác để tự tạo ra những kế hoạch phụ vụ cho công tác bảo trì, với giao diện trực quan giúp người dùng nắm bắt được tốt nhất tình hình, nhu cầu nhân sự. Chúng ta cũng có thể thay đổi thời gian bảo trì chỉ bằng 1 thao tác kéo chuột đơn giản, ta đã có thể điều chỉnh lại kế hoạch bảo trì của mình.
Chi phí bảo trì là chìa khóa trong việc đánh giá hiệu quả sử dụng thiết bị cũng như hiệu quả của công việc bảo trì. Thông tin này cần cho nhà quản lý để đanh giá khả năng sinh lời của thiết bị, phân tích nhắm loại bỏ những chi phí không hợp lý, xem xét khả năng tiết kiệm chi phí bảo trì. Phần mềm cung cấp báo cáo phân tích chi phí với nhiều dạng, nhiều cấp khác nhau giúp tìm ra ” điểm nóng” về chi phí bảo trì, giúp nhà quản lý theo dõi và phân tích nguyên nhân gây ra tăng chi phí b ảo trì.
Các chức năng chính:
Theo dõi yêu cầu về bảo trì, nhắc nhở qua email và tin nhắn sms
Theo dõi thời gian sử dụng máy
Giám sát tình trạng thiết bị
Lập kế hoạch bảo trì tổng thể
Lập phiếu bảo trì đột xuất do hư hỏng ngoài kế hoạch.
Thông tin bảo trì thuê ngoài
Bảo trì giám sát tình trạng, ghi nhận thông số thiết bị
Tự động báo các công việc bảo trì qua email
Ghi nhận công việc bảo dưỡng hàng ngày
Kiểm tra giám sát thiết bị
Phần quan trong là Quasoft CMMS cho phép lập kế hoạch kiểm tra (checksheet) và giám sát công việc kiểm tra đó. Giám sát công việc kiểm tra có ý nghĩa quan trọng trong sản xuất, giúp đảm bảo sản xuất an toàn cũng như phòng chống những sự cố tiềm ẩn có thể sảy ra. Quasoft hỗ trợ theo dõi kiểm tra thời gian thực nhờ các công cụ di động, các trạng thái thiết bị bất thường sẽ được cảnh báo ngày lập tức
Phần mềm quản lý bảo trì sẽ giúp chúng ta ghi nhận các tham số điều kiện làm việc của máy móc (độ rung, nhiệt độ,áp suất, vv), để xác định một thay đổi đáng kể nào đó là dấu hiệu của một sự cố đang tiến triển. Kiểm tra giám sát thiết bị đem lại lợi ích là sẽ nhanh chóng phát hiện và xử lý kịp thời các hỏng hóc trước khi chúng phát triển thành một sự cố lớn. Nó là thành phần chính của bảo trì tiên đoán. Việc sử dụng kiểm tra giám sát thiết bị cho phép việc bảo trì được lên kế hoạch, hoặc có các hành động khác được thực hiện để ngăn chặn và tránh được các thiệt hại có thể xảy ra.
Ngoài ra phần mềm cho phép nắm bắt được nhanh nhất các thông tin bất thường của thiết bị trong khi vận hành thông qua các màn hình theo dõi
Các chức năng chính:
– Lập kế hoạch
– Hỗ trợ kiểm tra và giám sát bằng QR code và các thiết bị di động
– Cảnh báo khi có trạng thái bất thường
– Hệ thống báo cáo
– Hỗ trợ import/export dữ liệu từ excel
Quản lý mua hàng
Quản lý mua hàng dễ dàng hơn bao giờ hết
Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị Quasoft CMMS cho phép doanh nghiệp quản lý nghiệp vụ mua hàng một cách xuyên suốt từ khi xuất phát yêu cầu mua hàng cho đến khi nhận được hàng và thanh toán. Quy trình này được thực hiện theo đúng một lộ trình xuyên suốt.
Các yêu cầu mua hàng: Khi có yêu cầu, người sử dụng sẽ tạo ra các yêu cầu bằng cách nhập những thông tin theo mẫu excel (Tải trực tiếp từ phần mềm), sau đó phần mềm sẽ hỗ trợ import dữ liệu vào. Ngoài ra người sử dụng cũng có thể tạo các yêu cầu mua hàng thủ công khi phát sinh các yêu cầu mua hàng hóa và nguyên vật liệu.
Quản lý các đơn đặt hàng / hợp đồng mua hàng: chức năng này cho phép doanh nghiệp lưu các thông tin liên quan đến các đơn mua hàng hay hợp đồng mua hàng hóa vật tư với đầy đủ các thông tin liên quan đến nghiệp vụ mua hàng như: nhà cung cấp, ngày mua, ngày nhận hàng, ngày có hiệu lực, mặt hàng, số lượng, đơn giá, điều khoản thanh toán…
Chức năng nhận hàng: Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị Quasoft hỗ trợ việc quản lý số lượng nhận, số lượng lỗi. Phần mềm hỗ trợ nhận hàng bằng cách chọn các mục có trong PO
Quản lý hóa đơn: hệ thống cho phép tạo hóa đơn mua hàng tự động dựa trên thông tin trên đơn mua hàng hoặc nhân viên kế toán nhập bằng tay vào hệ thống. Tính năng này được thao tác trên phân hệ Kế toán phải thu.
Thanh toán: chức năng này thuộc phân hệ Kế toán phải thu và thực hiện chức năng lưu trữ chứng từ liên quan đến thanh toán các khoản tiền liên quan đến mua hàng
Các chức năng chính:
Quản lý yêu cầu mua hàng
Quản lý báo giá
Quản lý đơn hàng
Quản lý nhận hàng
Quản lý hóa đơn mua hàng
Quản lý thanh toán
Quản lý bảo hành nhà cung cấp
Quản lý tồn kho
Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị Quasoft CMMS cung cấp đầy đủ các chức năng phiếu nhập, xuất, thẻ kho, kiểm kê, sắp xếp… Ngoài ra phần mềm cung cấp phong phú các dạng biểu đồ giúp cho nhà quản lý nắm bắt nhanh sự biến động về nhập xuất theo các mục đích sử dụng.
Tồn kho cao là một nguyên nhân gây gia tăng chi phí bảo trì. Tuy nhiên, tồn kho thiếu sẽ làm tăng thời gian ngừng máy do thời gian chờ đợi khi phụ tùng cần thiết không có trong kho. Cần giải quyết hợp lý vấn đề này để vừa cắt vừa giảm chi phí tồn kho, vừa cắt giảm thời gian ngừng máy. Phần mềm cung cấp nhiều báo cáo phân tích giúp doanh nghiệp quản trị hàng tồn kho tốt hơn. Với chức năng quản lý tồn kho trên từng kệ hàng, phần mềm giúp tìm nhanh vật tư phụ tùng khi cần đến, nhất là trong trường hợp máy ngừng đột xuất do hư hỏng mà mỗi phút dừng máy có thể đáng giá nhiều triệu đồng.
Những danh mục có trong chức năng Quản lý kho:
Quản lý danh sách nhà cung cấp
Quản lý các hoạt động nhập xuất kho dụng cụ, phụ tùng
Tạo danh sách hàng đợi trước khi xuất, nhập kho
Quản lý kho trên từng vị trí trong kho
Kiểm kê kho vật tư
Kiểm kê thiết bị
Di chuyển vật tư trong kho
Xác định số lượng tồn kho của từng loại vật tư trên từng vị trí trong kho
Dựa trên số lượng tồn kho, so sánh với số lượng tồn kho tối thiểu, xuất ra những thông tin để đặt mua hàng và hỗ trợ lập phiếu đặt mua hàng
Báo cáo/phân tích
Trải nghiệm sức mạnh của báo cáo/phân tích Quasoft CMMS
Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị Quasoft CMMS có đầy đủ các dạng báo cáo/phân tích mạnh mẽ nhất, giúp nhân viên cũng như ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quan nhất.
Hệ thống báo cáo
1. Báo cáo bảo trì
Danh sách thiết bị lọc theo các tiêu chí khác nhau
Danh sách thiết bị theo khu vực lắp đặt
Danh sách thiết bị theo dây chuyền
Danh sách thiết bị theo bộ phận chịu phí
Danh sách thiết bị về tình trạng khấu hao
Danh sách thiết bị về tình trạng bảo hành
Danh sách thiết bị tại các thời điểm thời điểm.
Thống kê số lượng thiết bị theo loại, nhóm và khu vực tại các thời điểm khác nhau.
Qui định bảo trì của thiết bị
Danh sách thiết bị về tình trạng bảo trì
Danh sách phiếu bảo trì và tình trạng xử lý
Danh sách vật tư sử dụng để bảo trì thiết bị theo khu vực
Kế hoạch sử dụng vật tư, phụ tùng
Kế hoạch bảo trì tuần, tháng
Tuổi thọ phụ tùng
2. Báo cáo chi phí bảo trì:
Biểu đồ chi phí bảo trì
Chi phí bảo trì theo các tiêu chí (khu vực, nhóm thiết bị …)
Phân tích cấu thành chi phí bảo trì (Chi phí vật tư/phụ tùng, chi phí nhân công và chi phí thuê ngoài)
Phân tích chi phí bảo trì theo giai đoạn
3. Báo cáo sự cố và dừng máy:
Phân tích nguyên nhân dừng máy (Pareto)
Biểu đồ thời gian dừng máy
Thời gian dừng máy theo dây chuyền
Thời gian trung bình giữa hai lần hư hỏng
Thời gian sửa chữa trung bình kèm với thông tin để đánh gia năng lực công nhân sửa chữa (thời gian hoàn thành, chất lượng công việc sửa chữa)
Báo cáo MTBF và MTTR theo máy và theo dây chuyền
Báo cáo khả năng sẵn sàng của thiết bị và dây chuyền
4. Báo cáo kho và mua hàng:
Xuất nhập tồn
Báo cáo tồn kho
Biểu đồ tồn kho theo giai đoạn
Báo cáo mua hàng theo nhà cung cấp
Báo cáo tồn kho theo vị trí
5. Báo cáo/phân tích hiệu suất thiết bị:
Báo cáo/phân tích hiệu suất thiết bị
Phân tích chỉ số hiệu xuất thiết bị
6. Báo cáo nhân sự bảo trì:
Phân tích nhân sự bảo trì
Theo dõi khối lượng công việc hàng ngày
Đánh giá thực hiện bảo trì của nhân viên
…
Ứng dụng cho mobile
Smartphone đang là xu hướng hiện nay và trong tương lai sắp tới, sự hiện diện của các ứng dụng di động chính là công cụ làm bùng nổ mạnh mẽ xu thế này.
Với việc ứng dụng mobile cho công việc quản lý bảo trì thiết bị nó sẽ là một lợi thế rất lớn là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho công việc của bạn. Bạn có thể đi kiểm tra tình trạng hàng ngày mà chỉ cẩn cầm một chiếc điện thoại nhưng có thể cập nhật đầy đủ dữ liệu mà bạn muốn lưu trữ, việc yêu cầu bộ phận bảo trì xem xét tình trạng thiết bị không còn là một vấn đề lớn với chỉ một vài thao tác nhỏ trên chiếc điện thoại của bạn.
Thời gian của những người lãnh đạo (sếp) thường rất ít cho công việc duyệt các yêu cầu của toàn thể công ty, nhưng chỉ cần một chiếc điện thoại, sếp có thể tranh thủ duyệt các yêu cầu, do đó công việc bảo trì luôn được đảm bảo một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất
Các chức năng nổi bật khi sử dụng ứng dụng moblie:
Hỗ trợ sử dụng Qr code
Theo dõi tình trạng thiết bị hàng ngày (check list)
Ghi nhận công việc thực hiện
Đơn giản hóa công việc đánh giá tình hình tồn kho
Duyệt yêu cầu đơn đặt hàng
Duyệt yêu cầu mua hàng
Duyệt yêu cầu đóng phiếu bảo trì
Đơn giản hóa công việc quản lý bảo trì thiết bị
